Как выбрать специализированную организацию по тендерному сопровождению?

Сегодня растет спрос на услуги по тендерному обслуживанию. Одним компаниям не выгодно нанимать дополнительного работника, чтобы тот занимался только участием в электронных торгах, другие компании и вовсе затрудняются с поиском квалифицированного сотрудника, на которого можно возложить функции тендерного отдела. По этим и другим причинами руководители малого и среднего бизнеса обращаются к услугам либо специализированных организаций по тендерному сопровождению, либо работников "на подработке".

На выбор специализированной организации сильное влияние оказывает отсутствие опыта у "выборщика" и личные пристрастия лица, принимающего решение.

Рассмотрим, с каким сложностями и опасностями они могут толкнуться.

1. Услуги от фирм-однодневок и случайных лиц. 1.1. Вы можете сами случайно наткнуться на сайт фирмы-однодневки и случайных лиц, которые заинтересуют Вас различными посылами и уловками. В Интернете каждый день появляются новые сайты, предлагающие услуги тендерного сопровождения и консалтинга. Сайты мошенников можно отличить по следующим приметам: - на сайты вы попали через рекламные блоки (Яндекс.Директ, Гугл и т.п.), бесплатные сервисы и т.п. Другими словами, такие сайты практически отсутствуют в обычном поиске; - состоят из одной (главной) страницы; - домен (сайтфирмы.ru) зарегистрирован несколько дней (недель, месяцев) назад (исключения только для поддомена при условии, что домен также принадлежит данному лицу или фирме); - нигде нет указания, что фирма, предлагающая тендерные услуги, - ООО (ИП, ЗАО, ОАО) и т.п. Следовательно, услуги оказывает некое физлицо; - нигде подробно не расписано, какие именно услуги Вам будут оказывать. По умолчанию, Вам окажут услуги по подготовке заявки и нажатию клавиш в день торгов.

1.2. Вам могут позвонить и представиться некоей фирмой. Но у фирмы нет: - нормального сайта; - офиса; - специалистов по тендерам. Зато у фирмы есть множество менеджеров по работе с клиентами, которые владеют искусством продажи любых услуг, в том числе услуг по тендерному обслуживанию.

1.3. Услуги лиц, нанятых на подработку. Стоимость услуг лиц, нанятых на подработку, составляет в среднем 10 тыс. руб./мес., что сравнимо со стоимостью услуг специализированной организации. Подобные услуги имеют преимущество в том, что оплачиваются в конце месяца обслуживания. Однако даже специализированные организации могут работать без предоплаты. На этом достоинства данного варианта заканчиваются. По сути, их и нет вовсе. Да, Вам может попасться честный работник. Однако, если он полезный, то Вы же сами предложить ему работу на штатной основе и зарплату в 3-5 раз больше.

Лица, нанятые на подработку, - узкие специалисты, которые умеют что-то одно, например, подготавливать заявку и нажимать на клавиши. Тогда как тендерное обслуживание требует знания в самых разных областях – делопроизводство, экономика, финансы, юриспруденция и т.д. Лица, нанятые на подработку, подвяжутся на подработку не только к Вам. Это Вы думаете, что взяли человека на подработку. На самом деле наоборот: он набрал 10-20 фирм и каждый месяц набирает еще пару. Если с каким-то клиентом у него возникают проблемы (совершена грубая ошибка, клиент не платит), он просто отказывается от него без всякой потери для себя. Такие лица не несут никакой реальной ответственности за совершенные ошибки, их деятельность не находится под контролем специализированной организации. В случае грубой ошибки они просто исчезают. Воздействовать на них через суд практически не имеет смысла, поскольку наниматель, гоняясь за экономией, скорее всего даже не заключил толкового договора с исполнителем.

2. Услуги от крупных, общеизвестных компаний, как правило, специализирующихся на услугах по автоматизированному бухгалтерскому учету. Вам нужно понять, что в таких фирмах нет специалистов по тендерам. Да, они могут оказывать некоторые услуги по подготовке тендерной документации, анализу и т.п., но такие услуги у них дороже в несколько раз, а эффективность в лучшем случае средняя по отрасли. Да, эти фирмы солидные, они не исчезнут с авансом и т.п. Эти фирмы занимаются распространением программных продуктов, в том числе программ по мониторингу электронных торговых площадок. Менеджер по продажам будет вам названивать и убеждать вас, что вам для эффективного участия в тендерах ничего другого и не нужно, кроме как купить за 20-100 тыс. руб. программу, которая якобы будет сама все делать за вас, а вам останется самая мелочь - подготовить документы, список которых подскажет сама программа. В действительности, данные программы ничего кроме автоматизированного первичного отбора тендеров и не осуществляют. Почти всегда требуется ручной отбор и анализ, который по силу только искусственному интеллекту либо человеку. Целесообразность приобретения программ по мониторингу электронных торговых площадок часто отсутствует вообще. Экономичнее арендовать данный мониторинг: затраты ниже, эффективность гарантирована.

Чтобы успешно выбрать специализированную организацию по тендерному обслуживанию, необходимо придерживаться следующих правил: 1. Потребовать личной встречи со специалистом по тендерам, который будет обслуживать вас. К беседе с ним подготовьте список организационно-технических и юридических вопросов, непосредственно затрагивающих процедуры участия в электронных торгах. Оцените, насколько уверенно и четко специалист отвечает на ваши вопросы. Попросите, чтобы он показал свои именные (а не чьи-то) сертификаты и благодарности. Если вам не предоставят встречи с таким специалистом, откажитесь от сотрудничества. Опасность: самая известная и популярная организация легко может «подсунуть» вам стажера или позавчера нанятого с Авито на подработку.

2. Пропишите в договоре на тендерное обслуживание все функции, которые вы хотите передать специализированной организации по тендерному сопровождение, все фамилии имена тех, кто непосредственно ведет и отвечает. В договоре обязательно должны быть прописаны такие функции, как анализ тендерной документации, прогнозирование шансов на победу, послеторговая работа с заказчиком в ФАС и суде, ответственность исполнителя за невыполнение возложенных на него задач. Опасность: вам могут «подсунуть» на подписание договор, по которому исполнитель обязан лишь нажимать клавиши в день торгов.

Мораль: грамотный выбор специализированной организации можно осуществить, лишь обладая значительным опытом взаимодействия с такого рода фирмами.